Anleitung zur digitalen Bescheinigung von Versuchspersonenstunden
1. Vorbemerkung
Ab sofort steht das neue Tool zur Bescheinigung von Versuchspersonenstunden am Georg-Elias-Müller-Institut für Psychologie in einer ersten Testversion zur Verfügung, die stufenweise auf Basis des Feedbacks der Nutzer:innen weiter verbessert wird.
Für Problemberichte und Verbesserungsvorschläge wenden Sie sich bitte per E-Mail an Christian Treffenstädt (treffenstaedt@psych.uni-goettingen.de).
2. Übersicht
Die Erstellung digitaler Versuchspersonenbescheinigungen erfolgt in zwei grundlegenden Schritten:
- Zunächst müssen während der eigentlichen Erhebung die notwendigen Informationen (personenbezogene Daten) der Versuchspersonen abgefragt und dokumentiert werden. Detaillierte Informationen und Empfehlungen hierzu finden sich im 3. Abschnitt der Dokumentation.
- Im zweiten Schritt werden die Bescheingungen anhand der zuvor erhobenen Daten erstellt. Was dabei zu beachten ist, wird im 4. Abschnitt der Dokumentation erläutert.
Neben diesen grundsätzlichen Schritten gibt es eine Reihe von Sonderfällen oder Ausnahmesituationen, für die bereits vorgesorgt wurde. Der 5. Abschnitt der Dokumentation beschäftigt sich daher mit potenziell auftretenden Problemen und möglichen Lösungen.
3. Sammeln der notwendigen Versuchspersonendaten
Zur Bescheinigung geleisteter Versuchspersonenstunden müssen jeweils folgende Versuchspersonendaten erfasst werden:
- E-Mailadresse
- Vor- und Nachname
- Matrikelnummer
- Anzahl der zu bescheinigenden Stunden
Bis auf die E-Mailadresse, die nur der Zustellung der Überweisung dient, müssen die besagten Informationen in der Bescheinigung aufgeführt sein. Die individuelle Erfassung der Stundenanzahl erfolgt, da so sowohl Experimente mit einheitlicher als auch mit variierender Stundenzahl einheitlich erfasst werden können.
Bei den hier genannt Versuchspersonendaten handelt es sich um personenbezogene Daten, die eine eindeutige Identifikation der Versuchsperson ermöglichen. Die gemeinsame Speicherung dieser Identifikationsmerkmale mit den Daten aus einer psychologischen Untersuchung stellt einen Verstoß gegen die DSGVO und somit eine Rechtsverletzung dar.
Um eine getrennte Speicherung der personenbezogenen Identifikantionsmerkmale und der Untersuchungsdaten zu gewährleisten, bietet sich oftmals eine separate Erfassung an. Im Labor kann dies beispielsweise über die Verwendung einer Papierliste für die personenbezogenen Daten und die elektronische Speicherung der Untersuchungsdaten realisiert werden, während sich bei Onlinestudien die Nutzung zweier getrennter Erhebungen (einmal der eigentliche Versuch, einmal ein nachgeschaltete Erfassung der personenbezogenen Daten unter einem separaten Link, auf den automatisch weitergeleitet wird) bewährt.
Um die reibungslose Erstellung der Bescheinigungen für die geleisteten Versuchspersonen sicherzustellen, müssen die Daten zum Zeitpunkt der Erstellung in einem vorgegebenen elektronischen Format vorliegen, oder ggf. in dieses übertragen werden. Die Formatvorgabe bezieht sich dabei nicht nur auf eine bestimmte Dateiendung, sondern auch auf die genaue inhaltliche Formatierung. Folgende Vorgaben müssen in der aktuellen Testversion eingehalten werden:
- Die Daten müssen in einem CSV-Dateiformat vorliegen (Dateiendung .csv)
- Die erste Zeile der Datei (Header) enthält vorgegebene Variablennamen, die nicht verändert werden dürfen:
- id_nr (Matrikelnummer)
- first_name
- last_name
- duration (Bescheinigter Stundenumfang)
- Als Trennzeichen zwischen den einzelnen Datenpunkten wird das Semikolon verwendet
- Die Datei ist einheitlich enkodiert. Dies lässt sich einfach anhand der in den Versuchspersonendaten enthaltenen Sonderzeichen prüfen: Werden diese alle korrekt dargestellt (und nicht als Fragezeichen oder merkwürdig anmutende Symbolkombination), sind die Daten korrekt enkodiert
Die folgende Datei entspricht genau der beschrieben Formatvorlage und enthält zwei Testfälle, anhand denen die korrekte Verarbeitung und Speicherung geprüft werden kann:
Für die Erstellung bzw. Bearbeitung der Versuchspersonendaten bietet sich ein einfacher Texteditor an, da es sich hier um ein sehr überschaubares Tabellenformat handelt.
Viele Benutzer:innen werden die Datei mit den Versuchspersonendaten gerne in Excel bearbeiten wollen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass zur korrekten Verarbeitung der Daten der Importassistent für CSV-Dateien genutzt werden muss. Ein einfacher Doppelklick auf die CSV-Datei führt in der Regel dazu, dass diese in ein ungeeignetes Format übertragen und im Anschluss so abgespeichert wird, dass die Daten nicht mehr korrekt zur Erstellung der Bescheinigungen genutzt werden können. Für die Bearbeitung mit Excel folgen Sie bitte den folgenden Schritten:
- Öffnen Sie zunächst Excel, ohne die Datei mit den Versuchspersonendaten zu laden.
Sollten Sie die Datei doch laden, beispielsweise über einen einfachen Dopppelklick, werden Sie in der Regel direkt an den verwendeten Sonderzeichen sehen, dass die Datei nicht richtig geladen wurde (hier die verlinkte Dateivorlage):
- Starten Sie den Importassistenten über den Button Aus Text/CSV im Reiter _Daten__:
- Wählen Sie im folgenden Öffnen-Dialog die CSV-Datei mit den Versuchspersonendaten aus. Die relevanten Einstellungen Dateiursprung (Encoding), Trennzeichen, sowie Datentyperkennung werden in der Regel, wie hier in der Dateivorlage, automatisch richtig erkannt, können aber auch manuell korrigiert werden. Lesen sie die Datei anschließend mit einem Klick auf auf “Laden” (unten, linker Button) ein. Die Datei wird nun korrekt angezeigt und kann bearbeitet werden:
4. Um die anschließende Speicherung der Datei im korrekten Dateiformat zu gewährleisten, nutzen Sie nicht den regulären Speicherbefehl, sondern den Befehl Speichern unter aus dem Reiter Datei. Hier können Sie das Dateiformat CSV UTF-8 auswählen. Nur so werden die Versuchspersonendaten wieder im vorgegebenen Datenformat abgespeichert.
Hinweis: Da es sich um ein sehr einfaches Datenformat handelt, ist die Bearbeitung mit einem normalen Texteditor (z.B. Notepad) deutlich weniger umständlich, als das hier beschriebene Vorgehen mit Microsoft Excel.
4. Erstellen der digitalen Versuchspersonenbescheinigungen
Das Tool zur Erstellung der digitalen Bescheinigungen ist nur über abteilungsspezifische Links und Passwörter aufrufbar. Die entsprechenden Informationen erhalten Sie auf Anfrage per E-Mail an Christian Treffenstädt (treffenstaedt@psych.uni-goettingen.de):
Eingabe der Versuchspersonendaten
Die Versuchspersonendaten können einfach per Copy & Paste in das Tool übertragen werden, sofern Sie die zuvor erläuterten Formatvorgaben erfüllen:
Bei der Übertragung der Versuchspersonendaten muss unbedingt auch die vorgegebene erste Zeile (Kopfzeile bzw. Header) mit übertragen werden, andernfalls funktioniert die anschließende Generierung nicht.
Notwendige Zusatzangaben
In der aktuellen Testversion benötigen Sie neben der im letzten Abschnitt beschriebenen Datei mit den Versuchspersonendaten noch einige Zusatzangaben:
- Einen eindeutigen (unique) Untersuchungstitel
- Eine E-Mailadresse für Rückfragen
- Den Namen der verantwortlichen Versuchsleitung (i.d.R. Ihr Name)
Der vollständige Name der Abteilung, mit deren Zugangsinformationen Sie das Tool gestartet haben, wird Ihnen zur Kontrolle ebenfalls angezeigt:
Wie Sie den angezeigten Hinweisen bereits entnehmen können, werden Ihr Name und die angegebene E-Mailadresse den Versuchspersonen bei der Übermittlung der Bescheinigungen für Rückfragen angegeben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie (oder eine andere verantwortliche Person) unter der angegebenen Adresse tatsächlich erreichbar sind. Diese Informationen werden aber nicht auf der elektronischen Bescheinigung ausgewiesen.
Übersicht der zuletzt generierten Bescheinigungen
Die Übersicht der zuletzt generierten Bescheinigung zeigt alle Sessions, in denen innerhalb der letzten 60 Tage Bescheinigungen erfolgreich erstellt und versendet wurden. Sessions, in denen die Generierung mit einer Fehlermeldung abgebrochen wurde, erscheinen hier nicht.
Benutzer:innen können mit Hilfe dieser Übersicht beispielsweise prüfen, für welche Studientitel innerhalb der letzten 60 Tage Versuchspersonenstunden bescheinigt wurden und wie viele Bescheinigungen ausgestellt wurden.
Erweiterte Einstellungen
Die erweiterten Einstellungen ermöglichen es den Benutzer:innen, sowohl die Bescheinigungsinhalte aus auch den Erstellungsprozess zu verändern, um auf besondere Situationen zu reagieren. Im Normalfall sollte allerdings keine solche Anpassung notwendig sein. Hier ein Überblick über die Einstellungsmöglichkeiten und ihre jeweilige Verwendung:
1. Erstellung von Duplikaten zulassen
Durch das Setzen dieser Option kann die Duplikatserkennung im Generierungsprozess gezielt deaktiviert werden. Dies ist nur dann erforderlich, wenn bereits erfolgreich versendete Bescheinigungen noch einmal neu generiert und versendet werden sollen, z.B. wenn Studierende sich melden, die ihre Bescheinigung nicht erhalten (oftmals wg. Spamfilter) oder die E-Mail samt Anhang im eigenen Postfach versehentlich gelöscht haben.
2. Erstelldatum in Bescheinigungen einfügen
Diese Option verändert die erstellten Bescheinigungen inhaltlich dahingehend, dass ein Erstelldatum in das Dokument eingefügt wird. Dies kann beispielsweise gewünscht sein, wenn Versuchspersonen mehrere Teilnahmebescheinigungen zur selben Untersuchung erhalten sollen.
3. Encoding-Check in Versuchspersonendaten deaktivieren
Die in das Tool übertragenen Versuchspersonendaten werden standardmäßig auf verschiedene Eingabefehler überprüft. Encoding-Fehler treten oftmals dann auf, wenn Dateien mit einem falschen Encoding geöffnet und dann mit neuen Daten wieder gespeichert werden. Dadurch kommt es zu einer Vermischung von Encodings, die häufig zu Fehlern in der Darstellung von Sonderzeichen führen. Um dies zu vermeiden, werden die Versuchspersonendaten auch auf bestimmte Anzeichen solcher Encoding-Fehler geprüft und falls der Verdacht naheliegt dass Encoding-Fehler vorliegen, wird die Generierung abgebrochen. Falls sich bei einer anschließenden Überprüfung zeigt, dass entgegen der Fehlermeldung keine Fehler in den Versuchspersonendaten enthalten sind, kann der Encoding-Check deaktiviert werden.
Achtung: Falls der Check deaktiviert wird, obwohl Encoding-Fehler vorliegen, kann dies bei der Generierung von Bescheinigungen zu einem Programmabsturz führen.
Versandbericht
Sobald Ihre Angaben vollständig sind, können sie den Generierungsprozess über einen Klick auf den “Weiter”-Button am Ende der Seite starten. Die Generierung kann, in Abhängigkeit der Anzahl der zu generierenden Bescheinigungen und dem Datenverkehr auf dem Mailserver, einige Zeit in Anspruch nehmen. Anschließend erhalten Sie eine Zusammenfassung der Generierung, in der Ihnen erfolgreiche und nicht erfolgreiche Fälle der Erstellung und des Versands von Bescheinigungen berichtet werden:
Die Rückmeldungen aus dem Sendebericht lassen sich in drei Kategorien unterteilen:
- Grün: Erstellung und Versand waren erfolgreich, es gab keine Fehlermeldung
- Gelb: Es wurde festgestellt, dass eine identischen Bescheinigung bereits zu einem früheren Zeitpunkt erstellt worden ist. Das System hat das Duplikat verworfen.
- Rot: Beim Versand der Bescheinigung hat der Mailserver einen Fehler gemeldet. Im obigen Beispiel ist eine ungültige E-Mailadresse die Ursache. In diesem Fall überprüfen und korrigieren Sie bitte die entsprechenden Versuchspersonendaten. In anderen Fällen liegt die Ursache am Server selbst, bspw. wenn dieser temporär nicht erreichbar ist. Der Versand kann dann zu einem späteren Zeitpunkt wiederholt werden.
Im folgenden Abschnitt zu möglicherweise auftretenden Problemen bei der Erstellung digitaler Versuchspersonenbescheinigungen finde Sie weitere Hinweise zum Vorgehen bei Duplikaten und Fehlern im Bescheinigungsversand.
Beispielbescheinigung
Die erstellten Bescheinigungen über gleistete Versuchspersonenstunden entsprechen dem folenden Beispiel:
5. Troubleshooting & Best Practices
Vorgehen bei Mehrfachgenerierung von Bescheinigungen im Rahmen einer Untersuchung
In vielen Fällen liegt die Durchführungsdauer von psychologischen Experimente und Studien, in deren Rahmen Versuchspersonenstunden bescheinigt werden, bei mehreren Wochen oder auch Monaten. Da Studierende regelmäßig eine zeitnahe Bescheinigung von Versuchspersonenstunden anfragen, ist es in diesen Fällen üblich, dass nicht alle Bescheinigungen nach Erhebungsende ausgestellt werden, sondern schrittweise auch während der Erhebung. Um dieses Vorgehen zu vereinfachen wurde eine Duplikatserkennung vor den Bescheinigungsversang geschaltet:
Standardmäßig werden alle zu erstellenden Bescheinigungen daraufhin überprüft, ob mit Hilfe des Tools bereits zuvor eine inhaltlich identische Bescheinigung erstellt wurde. Tritt ein solcher Fall auf, wird die Erstellung abgebrochen und es kommt nicht zum Versand. Dieses Feature lässt sich in der Form nutzen, dass eine kontinuierlich wachsende Datei mit Versuchspersonendaten immer wieder zum Bescheinigungsversand genutzt werden kann, ohne dass Versuchspersonen mehrere Bescheinigungen erhalten. Es werden in diesem Fall automatisch nur Bescheinigungen an Versuchspersonen verschickt, an die zuvor noch keine Bescheingung versandt worden ist. Die jeweilige Versuchsleitung muss also nicht selbst dokumentieren, welche Versuchspersonen bereits eine Bescheinigung erhalten haben und welche nicht und kann immer den aktuellen Datenstand vollständig zur Bescheinigungserstellung in das Tool übertragen.
Hinweis: In bestimmten Fällen ist ein erneuter Versand von Bescheinigungen gewollt (siehe das nachfolgende Thema). Für diese Fälle lässt sich die Duplikatserkennung in den erweiterten Einstellungen deaktivieren.
Erneuter Versand von Bescheinigungen
Es ist denkbar, dass Studierende sich bei der für eine Untersuchung zuständigen Versuchsleitung melden und angeben, eine Bescheinigung über geleistete Versuchspersonenstunden nicht erhalten zu haben, obwohl die Erstellung und der Versand mit Hilfe des Tools zuvor bereits fehlerfrei erfolgte. Einer der häufigsten Gründe für diese Rückmeldung ist die versehentliche Einstufung der Bescheinigungsmail als Spam im Postfach der Empfänger:innen. Es ist allerdings auch denkbar, dass eine Zustellung auf Grund eines Fehlers am empfangenden Mailserver nicht erfolgreich ist. Da solche Fehler nicht an das Tool zur Bescheinigungserstellung zurückgemeldet werden, können sie auch nicht im Versandbericht erscheinen. Somit kann es durchaus notwendig werden, Bescheinigungen ein zweites Mal zu erstellen und zu versenden.
Damit der erneute Versand reibungslos funktioniert, muss die Duplikateerkennung deaktiviert werden. Andernfalls würde die neu ausgestellte Bescheinigung vor dem Versand als Duplikat erkannt und verworfen werden. Die Deaktivierung erfolgt über die entsprechende Checkbox in den erweiterten Einstellungen auf der Seite zur Dateneingabe.
Unerwartete Rückmeldung zu erkannten Duplikaten
Wie in den vorherigen beiden Themen angesprochen, kann die Erkennung von Duplikaten genutzt werden, um den Bescheinigungsversand bei länger dauernden Untersuchungen administrativ zu vereinfachen. In diesen Fällen werden entsprechende Rückmeldungen nach dem Bescheinigungsversand erwartet. Sollten jedoch unerwartet Meldungen zu erkannten und verworfenen Duplikaten auftreten, sollten die folgenden Punkte geprüft werden:
Wurde versehentlich ein Studientitel gewählt, der bereits für eine frühere Studie in der gleichen Abteilung oder Arbeitsgruppe verwendet wurde?
In diesem Fall sollte der Titel geändert werden und eine Neuaustellung von Bescheinigungen nur(!) an Versuchspersonen erfolgen, bei denen die Duplikatserkennung zuvor den Versand verhinderte. Personen, denen erfolgreich Versuchspersonenstunden mit dem irrtümlich verwendeten Titel zugestellt wurden, können diese Bescheinigungen regulär zur Anerkennung einreichen.
Hat die Versuchsperson tatsächlich mehrfach an der Untersuchung teilgenommen?
Es ist durchaus möglich, dass Versuchspersonen sich ausversehen für eine erneute Teilnahme anmelden. Da dies aber, wenngleich es sich um ein Versehen handeln mag, in den allermeisten Fällen bei psychologischen Untersuchungen nicht gewünscht ist, unterbindet die Duplikatserkennung zurecht die Mehrfachbescheingung von Versuchspersonenstunden zur gleichen Studie, was Versuchspersonen auch von mutwilligen Mehrfachteilnahmen abhalten sollte. In anderen Fällen kann die Mehrfachbescheinigung explizit durch die Deaktivierung der Duplikatserkennung oder durch das Einfügen der Datumsangabe in die erstellten Bescheinigungen ermöglicht werden.
Enthalten die Versuchspersonendaten Fehler?
Es ist auch denkbar, dass beispielsweise durch versehentliches Kopieren doppelte Einträge in den Versuchspersonendaten enthalten sind. Tritt die Duplikatserkennung unerwartet in Aktion, sollten immer auch die Versuchspersonendaten auf entsprechende Fehler überprüft werden.
Rückmeldungen zu Fehlern in den Versuchspersonendaten
Bereits vor der Erstellung der Bescheinigungen werden die übertragenen Versuchspersonendaten automatisch auf häufig auftretende Fehler geprüft:
- Unvollständige Angaben: Sollten nicht alle notwendigen Informationen für jede Versuchsperson vorliegen, wird die Generierung mit einem Hinweis auf die Stelle im Datensatz mit den fehlenden Angaben abgebrochen.
- Ungültige E-Mailadressen: Sollte eine der für die Versuchspersonen angegebenen E-Mailadressen nicht den allgemeinen Formatvorgaben für E-Mailadressen entsprechen, wird die Generierung mit einem Hinweis auf die betreffende E-Mailadresse abgebrochen.
- Encoding-Fehler: Alle Angaben werden auf unerwartete oder ungültige Sonderzeichen hin überprüft. Werden solche Sonderzeichen gefunden, liegt oftmals ein fehlerhaftes Dateiencoding vor. In diesem Fall müssen die Daten zunächst geprüft und ggf. korrigiert werden. Auch hier wird die Generierung mit einer entsprechenden Fehlermeldung abgebrochen.
In allen geschilderten Fällen werden keinerlei Bescheinigungen erstellt oder versendet, auch nicht für fehlerfreie Einträge in den Versuchspersonendaten. Der Grund hierfür ist, dass die Datengenerierung so auf möglichst wenige Sessions begrenzt bleibt und somit für die Nutzer:innen einfacher anhand der Generierungshistorie nachzuverfolgen ist. Entsprechend erfolgen Generierung und Versand von Bescheinigungen erst dann, wenn alle Versuchspersonendaten zumindest keine offensichtlichen Fehler mehr enthalten.
Einfügen von Zeitstempeln in Bescheinigungen
Im Normallfall sind die mit Hilfe dieses Tools erstellten Bescheinigungen so generisch gehalten, dass die versehentliche Erstellung von Duplikaten zuverlässig erkannt und verhindert werden kann. Aus diesem Grund enthalten die Bescheinigungen keine Datumsangabe (eine an einem anderen Tag erstellte Bescheinigung würde andernfalls nicht zuverlässig als Duplikat erkannt werden). Sollte allerdings eine Datumsangabe aus administrativen Gründen gewünscht sein (Versuchspersonen nehmen beispielsweise im Rahmen einer Messwiederholung mehrfach an der gleichen Studie teil und erhalten dafür separate Bescheinigungen), kann diese in den erweiterten Einstellungen auf der Seite zur Dateneingabe aktiviert werden.